บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
ความหมายของสำนักงาน
สำนักงาน (Workplace) หมายถึง ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร มีหน้าที่สำคัญในการเป็นศูนย์กลางของข้อมูล การให้บริการ การวิเคราะห์ การตัดสินใจ และการเป็นที่ปรึกษา มีขนาดใหฐ่หรือขนาดเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนักงานนั้น ๆ เป็นสิ่งสำคัญ
วัตถุประสงค์ของสำนักงาน
วัตถุประสงค์ของสำนักงาน คือ การให้บริการที่รวดเร็วในด้านต่างๆ และ การลดค่าใช้จ่าย คุณภาพที่ดี โดยรวมแล้ว ดังนี้
1. เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย ไม่จำเจ บรรยากาศน่าอยู่ยิ่งขึ้น
2. บริการได้รวดเร็ว สามารถใช้เบ็ดเสร็จในจุดเดียว ( One Stop Service )
3. มีความน่าเชื่อถือของอค์กรณ์ ทั้งภายนอกและภายใน เพื่อการไม่วิตกด้านความก้าวหน้า
4. เพื่อประหยัดงบประมาณ และทรัพยากร
5. เพื่อคุณภาพขององค์กรณ์ ให้มีคุณภาพเพื่อความมั่นคงและยั่งยืน
บทบาทของสำนักงาน
บาบาทสำคัญหลัก ๆ ได้แก่
- การสร้างข้อมูล
- การรวบรวมข้อมูล
- การอ่านและแปลความหมายข้อมูล
- การเขียน
- การบันทึก
- การแบ่งประเภทข้อมูล
- การคำนวณ
- การเปรียบเทียบ
- การส่งข้อมูล
- การเก็บรักษาข้อมูล
- การนำเอกสารกลับมาใช้
- การทำลาย
เพื่อเป็นการให้สะดวก เป็นระบบและระเบียบ จึงจัดแผนกเพื่อให้ครอบครุม กับงานทุกประเภท
คุณสมบัติของผู้บริหาร
ผู้บริหารต้องมีความรู้หลักของทุกแผนกในองค์กร และมีคุณสมบัติเป็นผู้นำ มีไหวพริบ มีความรับผิดชอบ ผู้มองการณ์ไกล มีความเข้าใจเกี่ยวกับองค์กรเป็นอย่างดี สามารถวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาได้ สามารถทำงานแทนพนักงานได้แทบทุกเรื่อง
บุคลากรในสำนักงาน
พนักงานในการทำงานด้านต่าง ๆ อยุ่ในสำนักงาน เช่น พนักงานเกี่ยวกับเอกสาร พนักงานจัดทำบัญชี พนักงานโต้ตอบเอกสาร ฯลฯ
กิจกรรมในสำนักงาน
งานในสำนักงานมีขอบเขตที่กว้างขวาง พอสรุปได้ว่ามีงานหลัก 7 ประการ คือ
- จัดรูปแบบสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ
- จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภายในสำนักงานให้พอเพียง
- กำหนดรานละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้วุสดุสำนักงาน
- จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ
- รักษาสัมพันธภายอัพดีงามระหว่างเจ้านายกับลูกจ้าง
- วิเคราะห์และปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน
- การควบคุมงานในสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น