บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

บทที่ 2 สำนักงานสมัยใหม่

1. ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่

สำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะที่สำคัญ ดังนี้
1.1 ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือข่ายแลน
1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวก รวดเร็ว
1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือใช้งานเอง
1.4 ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์การ
1.5 อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
1.6 ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความ

ประเภทของสำนักงาน

ถ้าพูดถึงคำว่า สำนักงาน (office) คนส่วนใหญ่จะให้ความหมายคำนี้ว่า เป็นสถานที่ทำงาน ในฐานะผู้ที่ผ่านประสบการณ์เกี่ยวข้องกับสำนักงานมาพอสมควร เริ่มจากผู้ที่ใช้บริการมาถึงเป็นผู้ให้บริการในสำนักงาน เห็นภาพความเปลี่ยนแปลง ความก้าวหน้า ข้อปัญหาอุปสรรค ซึ่งอาจจะเป็นเพียงบางส่วนหรือเกือบทั้งหมดของสำนักงานเหล่านั้น มาดูกันว่า มีใครเคยพบหรือเห็นสำนักงานแบบนี้กันบ้าง

สำนักงานของราชการ (Bureau)

สำนักงานของราชการ (Bureau) เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน) ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกัน ทั้งเป็นระเบียบ และกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน
ผู้ให้บริการพูดจาไม่เพราะ ดูท่าทางเป็นเจ้าคนนายคน ไม่เป็นมิตรและอยู่คนละระดับกับคนทั่วไป จนถึงสีสันในห้องทำงานที่เต็มไปด้วยตู้เอกสารสีเทา ยิ่งมีอาคารก่อสร้างขนาดใหญ่โตเท่าไรก็มองเห็นความแข็งแกร่งขององค์กรนั้น ๆ เป็นอย่างดี นั้นคือ สิ่งที่เราเห็นในสายตาของเด็กคนหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น ที่ว่าการอำเภอ สถานีตำรวจ ไปรษณีย์ โรงเรียน สถานีอนามัย (ชื่อในสมัยนั้น) นี่ยังไม่นับถึง ป้ายชื่อที่บอกสถานที่ทำการแต่ละแห่งที่กินอาณาบริเวณและสูญเสียงบประมาณที่ หน่วยงานเห็นว่าจำเป็นมากกว่า วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานแห่งนั้น เครื่องใช้สำนักงานประกอบไปด้วยเครื่องพิมพ์ดีดยี่ห้อต่าง ๆ เครื่องอัดสำเนา โทรศัพท์แบบอะนาล็อค

สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)

OA (office automation) สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ word processing เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์ มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น เช่น สารสนเทศ

สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office

Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ ช่วงประมาณปี 2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้ window 95 มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer) รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอทเมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ 128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด) สำนักงานแบบนี้ แปลตามตัวอักษรคือ สำนักงานที่ต้องการให้มีการลดการใช้กระดาษในสำนักงาน โดยเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ ระยะแรกของการใช้ระบบนี้ในราชการ พบสิ่งที่เกิดขึ้น ก็คือ เมื่อมีการบันทึกข้อมูลและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย การพิมพ์งานต่าง ๆ จะมีการพิมพ์งานต้นฉบับออกมาแล้วก็นำมาตรวจทานแล้วค่อยพิมพ์งานฉบับที่แก้ไข อีกครั้ง

สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ E-Office (Electronic office)

E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้ ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดน ทั้งอินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ จอคอมพิวเตอร์ ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาใน สำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลาก หลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน วัสดุสำนักงานจากแผ่นดิสก์ ปรับเปลี่ยนมาเป็นแผ่นซีดีหรือดีวีดี ที่สามารถบันทึกข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก มีชื่อวัสดุสำนักงานชื่อแปลกใหม่ ไม่ว่าจะเป็น USB, Flash drive, USB hub, Gadget สำหรับคอมพิวเตอร์เกิดขึ้นตามมาอย่างมากมาย

สำนักงานสีเขียว Green Office

Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง แล้วสำนักงานมีส่วนอย่างไร และจะเป็นสีเขียวได้กรณีใดบ้าง
มี คำศัพท์ที่เกิดขึ้นในช่วงนี้เริ่มตั้งแต่ Reused, Recycle, Reduce, Repair มีองค์กรหลายแห่งเล็งเห็นความสำคัญ หันมาร่วมกันผลิตหรืออย่างน้อยก็กันรายได้ส่วนหนึ่ง เพื่อช่วยในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น โดยสินค้าที่เมื่อนำไปใช้ในสำนักงานจะช่วยลดการใช้และประหยัดพลังงาน หรือผลิตสินค้าโดยการ recycle จากผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ การลดการใช้ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตจากพลาสติกซึ่งต้องใช้เวลาย่อยสลายที่ยาวนานและ ใช้พลังงานมาก โดยการลดการใช้หรือนำมาใช้อีกครั้ง มีผลิตภัณฑ์เช่น กระดาษหน้าเดียวจำหน่ายเช่นเดียวกันกับกระดาษสองหน้า

สำนักงานเสมือน Virtual Office

Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้ คำจำกัดความเรื่อง งานสำนักงานที่จะต้องดูแลเรื่องการจัดสำนักงาน ข้อนี้คงจะต้องถูกยกเว้นบางกรณีไปในที่สุด

2. บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงาน

บุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม ดังนี้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นในกรณีเช่นนี้ผู้บริหารระดับสูงอาจจะได้มีโอกาสเห็นการปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงานอื่น ๆ หรือได้รับทราบรายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับสำนักงานสมัยใหม่มาจากผู้อื่น
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่าง ๆ อาจจะเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นอาจจะเป็นเพราะเห็นว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลี่ยนงานมาใช้เทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น หรือเพราะได้รับการแนะนำจากผู้ขายสินค้าทางด้านสำนักงานสมัยใหม่ก็ได้ เมื่อผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติงานเหล่านี้เกิดความคิดขึ้นมาแล้วก็อาจจะนำเรื่องนี้เสนอต่อผู้บริหารระดับสูง หรือนำเข้าไปบรรจุไว้ในแผนการดำเนินงานด้านคอมพิวเตอร์ของหน่วยงานก็ได้
2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่น ๆ ในบางกรณีผู้เสนอแนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานเอง เพราะนักเทคโนโลยีเหล่านี้มักจะได้มีโอกาสใกล้ชิดและเห็นความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมาก เมื่อเห็นแล้วก็อาจจะอดไม่ได้ที่จะต้องคิดต้องการเปลี่ยนให้หน่วยงานของตนมีเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้นเมื่อมีการเสนอให้พัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ในหน่วยงานขึ้นแล้ว จะมีการดำเนินการต่อไป แต่จะเป็นการดำเนินการแบบใดนั้นก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั้นมีศูนย์คอมพิวเตอร์อยู่แล้วก็จะมีแนวโน้มว่าศูนย์คอมพิวเตอร์จะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ดีขึ้น แต่ถ้าหากหน่วยงานนั้นไม่มีศูนย์คอมพิวเตอร์อาจเป็นไปได้ที่จะมีการมอบหมายให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานอัตโนมัติมากที่สุดไปคิดดำเนินการ เช่น อาจจะให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านการสื่อสารโทรคมนาคมไปวางแผนและดำเนินการ หรืออาจจะมอบหมายให้แผนกสารบรรณเป็นผู้ดำเนินการ หรือมิฉะนั้นอาจจะเป็นใครก็ได้สุดแท้แต่ผู้บริหารระดับสูงจะเห็นว่าเหมาะสม

3. ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่

การพัฒนาสำนักงานโดยทั่วไป มักมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การบริการด้านข้อมูลข่าวสารได้สะดวกรวดเร็ว เป็นที่พอใจของผู้ใช้บริการ การพัฒนาผู้บริหารจะต้องพิจารณาให้รอบคอบ เพื่อไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของบริษัท ฉะนั้นควรมีประเด็นในการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ดังนี้
3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ ประเด็นนี้ได้แก่ การพิจารณาเลือกว่าจะดำเนินการพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ในแบบใดดี ดำเนินการเองว่าจ้างที่ปรึกษา หรือจัดซื้อระบบสำนักงานสมัยใหม่มาใช้
3.2 การวางแผนการพัฒนา ประเด็นนี้เกี่ยวข้องกับการวางแผนว่าจะพัฒนาสำนักงานสมัยใหม่ตามแนวทางที่ได้เลือกไว้อย่างไรจึงจะเหมาะสม การวางแผนนี้มีทั้งทางด้าน
งบประมาณ กระบวนการพัฒนา และกำลังคน
3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานสมัยใหม่ ประเด็นนี้เกี่ยวข้องกับการลงมือดำเนินการจัดสร้างระบบสำนักงานสมัยใหม่ การสั่งซื้อเครื่องมือและอุปกรณ์ การติดตั้งซอฟต์แวร์ การปรับเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ให้พร้อมที่จะทำงานในระบบสมัยใหม่
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน ประเด็นนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบว่าการปฏิบัติงานของสำนักงานสมัยใหม่ที่จัดทำขึ้นนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด